Сегодня многие, не доверяя даже самым проверенным системам охранной сигнализации, документы финансовой отчетности предпочитают хранить дома. Это может быть все, что угодно: кредитные и депозитные договора, страховки, договора по аренде банковских ячеек и прочее, не говоря уже о целых стопах счетов, которые мы получаем ежемесячно. В данной ситуации крайне необходимо вести учет всем финансовым документам, поступающим к вам в руки, в противном случае вам просто не удастся документ в случае резкой необходимости. Для тех, кто хочет знать, как овладеть домашним документооборотом, то есть организовать свой собственный бэк офис на дому, наша сегодняшняя статья.

«Разбор полетов» стоит начать со сбора всех документов в одну кучу, после чего у вас получится понять, какие счета и квитанции необходимо еще хранить какое-то время, а какие должны прямиком отправиться в мусорное ведро. После того, как из всего этого вороха, накопленного годами, будут вычленены наиболее важные документы финансовой отчетности, их необходимо снова отсортировать , но уже по целевой направленности (счета, услуги, талоны). Если говорить о каких-либо конкретных правилах группировки, то их просто-напросто не существует, делать это может каждый так, как ему удобно. Каждую категорию документов лучше всего вложить в отдельные файлы, объединив в общую папку. Для удобства каждый файл можно обозначить наклейкой, на которой будет сделана соответствующая надпись. Ваш домашний бэк офис может превратиться в целую картотеку, тогда папки удобно будет разложить в алфавитном порядке. Если вы дома храните документы с работы, то лучше всего это делать в закрытых отдельно стоящих шкафах, так вы не только исключите попадание пыли, но и сможете быть уверенным в том, что к ним кроме вас никто не прикасался, в том числе и домашние.

Для тех, у кого финансовой отчетности слишком много, советуем не собирать всю информацию в бумажном виде, большую ее часть можно хранить на электронных носителях (диск, флешка). Это удобно в том случае, если большую часть платежей вы совершаете через интернет. То есть, нет никакой необходимости хранить те квитанции, которые приходят вам по почте, если второй экземпляр ранее был отослан на электронную почту. Естественно, что в такой квитанции (счете, талоне) должны быть все необходимые реквизиты, указывающие не только на получателя денег, но и на того, кто оплачивал счет.

Если у вас все-таки получилось соединить воедино и систематизировать все документы финансовой отчетности, организовав домашний бэк офис, не забывайте о его регулярной ревизии. Делать это можно по мере его пополнения, то есть, если вы кладете новую квитанцию в папку, бегло просмотрите, может там скопились и те, хранить которые уже не имеет никакого смысла. Возьмите в привычку совершать инвентаризацию домашней документации не реже, чем раз в месяц.